노트에 정보를 기록하는 전략과 방법 - evernote 활용법

키워드 : 정보를 기록하고 보관하는 노하우, 에버노트 사용법, 다이어리 작성법, 노트어플 사용법, evernote

 

• 들어가며

노트를 사용하여 본격적으로 정보정리를 해야 겠다고 마음먹고 실행에 옮긴지는 2000년도 Franklin Planner 를 사용하면서 부터 였던것으로 기억한다.

Franklin Planner(이하 planner) 는 다이어리치고는 상당히 비싼 금액을 지불했고 이러한 비싼금액은 단순히 planner 종이나 바인더 보다는 그 자체적인 정보정리 방식의 체계에 대한 비용이라고 생각한다.

planner 는 간단하게 다음과 같은 흐름으로 정보를 정리한다.

 

계획하기 : 사명과 가치의 고민 -> 1년이상의 장기계획 수립 -> 연간계획 수립 -> 월간계획 수립 -> 일일계획 수립

실행하기 : 일일계획을 보며 일일노트를 작성 -> 주간마다 일일노트정리 및 월간계획 Review -> 월간마다 월간Index 작성 및 다음달 월간계획 수립 -> 매년 연간index 작성 및 연간계획 Review

 

이렇게 써놓으면 상당히 복잡해 보이지만 간단하게 말하면

계획과 실행을 일 -> 주 -> 월 -> 년 단위로 상위계획을 하위계획으로 상세화 하고 하위실행을 상위실행으로 정리하는 행위를 반복하게 해준다.

 

• 정보기기들과 인터넷

스마트폰 과 인터넷 시대가 되었다. 사실 종이플래너는 그 나름에 특유의 매력과 아름다움이 있다. 난 아직도 종이노트에 기록하고 싶다.

하지만 가장 해결하기 어려운 것은 검색이다. 기록한것은 필요할 때 검색되어야 가치가 있다. 검색되고 찾아지지 않는 정보는 기록으로서의 가치가 없다.

그래서 난 현재 에버노트를 근 10년간 사용하고 있다.

물론, 중간에 원노트, 노션, 트렐로, 구글캘린더 등 다른 것들을 병행하면 노트기록을 정리하려 했지만 결국 현재에 와서는 에버노트를 메인으로 정착 및 사용중이다.

 

• 노트어플을 선택하는 기준

일단 정보는 기록되면 쌓이게 되고 쌓이면 이동하기 힘들어진다. 역설적으로 열심히 노트를 기록할수록 그 노트어플에 열심히 종속된다.

 

1. 안정성과 보안

내가 작성한 노트는 나의 노력이자 시간이자 역사이다. 당연히 손실되면 안되고 보안적으로도 완벽해야만 한다.

많은 새로운 어플들이 생기고 최신기술과 이쁜 UX/UI 로 유혹하지만 노트어플을 쉽게 바꾸지 못하는 이유는 일순간에 지금까지의 노력들이 모두 사라질까에 대한 두려움이다.

당연히 검증된 어플들중에서 선택해야 한다.

2021년도 현재 검증된 어플들은 에버노트, 원노트, 구글GSuite, MS-Office 365 이렇게 4개 정도라고 개인적으로 생각한다.

최근에 많이 사용되는 노션은 성능과 보안상 이슈가 아직 해결되지 않은듯 하다. 난 개인적으로 비추한다. 메인노트를 선택하고 서브노트로 활용한다면 괜찮은 대안이 될수도 있을듯 한데 귀찮을듯....ㅡㅡ;

 

2. 이관성(또는 이식성)

이관성이란 이미 작성된 노트들을 다른 노트어플로 이관용이성을 의미한다.

아이러니 하게 안정성이 1순위 이면서 이관성이 2순위 인것은 기술이 발전하면서 새로운 어플들이 나오고 여러가지 기술들을 써보고 싶은 마음이 계속 생기기 때문이다.

개인적인 경험으로 노트를 이관하는 가장 좋은 방법은 OCR 가능한 PDF 로 추출하여 옮기는 방법 이었다.(PDF 검색가능한 경우)

어떤 노트어플을 사용하던지 결국 해당어플의 데이터구조에 종속될수 밖에 없다. 모든 노트어플에서 거의 공통으로 지원하는 데이터포맷은 PDF 가 거의 유일한듯 하여 결국 노트 이동시에는 PDF를 이용하게 된다.

 

3. 기록편의성 및 검색성

기록된 노트의 정보는 검색 및 활용되어야 가치가 있다.

당연히 기록된 텍스트 노트는 검색될 것이고 더 나아가 PDF, Word 심지어 스캔된 이미지의 텍스트 및 AI 에 의한 사진식별 까지 되면 현재기술로서는 끝판왕인듯 하다.

pdf, word, excel 등의 검색기능이 가능한지 확인하고 스캔이미지의 OCR 검색도 되는지 확인해보자

 

노트 기록시 제목이 후 첫째줄에 차후 검색을 위한 키워들들을 배치하면 나중에 도움이 된다.

예 : 차후 갤럭시 노트10 을 검색하기 위한 키워드 기록 => 갤럭시 노트 10, galaxy note 10, SM-N970

 

• 에버노트의 장점과 단점

1. 장점

일단 내 기준에 위의 세가지 기준에 가장 높은 점수를 받은 어플이라 생각한다.

특히 PDF의 검색이 유용하며 가장 큰 장점으로는 웹클리핑 기능이 막강하다.

거의 모든 정보는 언터넷에서 생산 및 소비 되기 때문에 이러한 웹클리핑 기능은 기록편의성 측면에서 무시할수 없다.

에버노트 이외 다른 어플들에서는 웹클리핑이 없거나 url 또는 이미지로만 가능한 경우들이 대부분 이었다.

 

클리핑 기능이 없다면 복사 & 붙여넣기를 열심히 해야되고 각종 HTML 태그들의 정리 및 복붙방지기능의 회피등을 수동으로 해야 한다.

사실상 기록을 게을리 하게되는 원인을 제공한다.

 

2. 단점

최근 에버노트가 설치형 프로그램에서 웹기반 프로그램 방식으로 대대적인 변화를 하였다.

쉽게 말하면 기존에는 뭔가 변경하면 개인 PC에 변경로그를 만들고 이를 서버로 전송하여 정보를 갱신하는 방식이었고, 웹기반 방식은 뭔가 변경하는 로그를 웹으로 보내서 서버에 로그를 기록하고 비동기로 갱신하는 방식이라고 보면 된다.

 

설치형 프로그램은 인터넷에 대한 연결성이 상대적으로 독립적이므로 빠르고 사용시 가볍다.

동기화하는 변경로그정보는 일단 내가 기록하는 행위와는 별개로 PC에 저장되고 일정시간마다 서버에 비동기화 되는 방식이기 때문이다.

하지만  각각의 플랫폼별 설치형 프로그램들의 유지보수가 어렴기 때문에 윈도우버전/맥버전을 따로 만들고 웹버전도 별도로 만들어야 한다.

즉, 기능개선이 느리고 어렵게 된다.

 

웹기반 프로그램은 일단 웹프로그램으로 만들고 이를 윈도우/맥 프로그램인것처럼 포장하여 배포하면 되니 개발프로그램이 일관되고 통일되어 신규기능을 추가하기 쉽고 유지보수도 쉽다.

하지만 웹은 정보를 내 로컬PC에 가급적 저장하지 않고 인터넷속도 및 서버에 많이 의존하여 저장하므로 어플사용속도가 네트웍속도에 많이 좌우된다.

 

해외사용자들 중에는 이러한 네트워크속도 의존성이 싫어서 아직 설치형 프로그램을 사용하는 사용자들이 많은듯 하다.

나도 얼마전까지는 그냥 설치형을 사용하였고 최근에서야 웹기반으로 변경하였다.

인터넷속도가 좋은 한국에서도 아직 웹기반방식은 최적화가 더 되어야 할듯 하다.

 

또한, 현재 기본폰트만 지원되고 개인별 폰트는 지원하지 않는다. (개인적으로 현재 이 단점이 가장 critical 하다)

 

• 정보의 분류 기준

노트를 기록할 때 가장 중요한 것은 차고 넘치는 정보를 어떻게 분류할 것인가 이다.

많은 기술과 기준들이 존재하고 각자의 취향에 맞게 하면 되겠지만 나의 경우 아래와 같은 분류를 한다.

 

정보의 분류 기준 3단계 : 일단 기록(기록단계) -> 지우기는 아까운 기록(임시단계) -> 내 지식으로 보관해야될 기록(보관단계)

 

뭔가 허접하고 어이없어 보이지만 이러한 방식이 내가 근 20년간 기록하면서 가장 좋다고 느낀 정보의 분류 방식이었다.

 

일단 먼저 웹정보를 클리핑하거나 기록한다. 그리고 임시저장소에 저장한다.(기록단계)

살다보면 해당정보가 검색되고 사용될때가 온다. 만일 그러한 때가 온다면 해당정보를 지우기 아까운 기록으로 분류한다. 없다면 그냥 언젠가 지운다.(임시단계)

이렇게 지우기 아까운 기록을 정해진 분류에 따라 정리하고 오래 보관한다.(보관단계)

 

• 노트북, 노트, 제목 그리고 태그

보관단계에 들어온 기록들은 노트북과 노트 그리고 제목으로 분류하여 관리한다.

예를 들어 Planner(노트북) -> Daily기록(노트) -> 2021.02.21(월) Daily(제목) 이런식으로 top-down 방식으로 분류하여 보관한다.

정렬은 제목으로 하고 일시적으로 맨위로 정리해야 될 노트는 제목에 0(숫자 0)을 붙여서 순서를 일시적으로 조정한다.

 

노트북은 다이어리, 노트는 각각의 섹션 그리고 제목은 각 페이지 정도로 보면된다.

노트작성시 가급적 표는 사용하지 않고 단순 텍스트로 기록한다.

표는 이쁘고 정리된듯 하지만 차후 검색하거나 정리할 때 오히려 난잡하게 보이는 경우가 많다.

 

태그는 실제로 사용해보면  오래동안 분류하고 사용하기에 부적합한듯 하다.

태그는 뭔가 기준없이 쉽게 만들어지고 쉽게 없어지는데 사용한다. (말 그대로 3M 태그를 연상하면 된다.)

 

나는 태그는 기록단계와 임시단계에서만 사용한다.

기록과 임시단계용 노트를 한개만 만들고 거기에 모든 기록/임시 노트들을 보관하고 태그한다.

차후 보관하기 위한 정보들을 보관용 노트에 옮기고 태그를 제거한다.

 

• 정리 및 실 사용예

지금까지 얘기한 내용들을 도식화 해서 정리해 봤다.

• 마치며

노트를 기록하는 것은 각자 자신의 시간을 기록하는 것이므로 정해진 답은 없다. 각자 본인에게 맞는 방식을 찾아서 적용하면 된다.

하지만 처음 기록을 시작할 때 다른사람들은 어떤 방식과 노하우를 가지고 기록하는가를 살피면 시행착오를 줄이고 시간을 절약할 수 있을듯 하여 기록한다.